Fotos auf Veranstaltungen und DSGVO: Aushang und Muster.
SCREEN-BOX aus Aschaffenburg stellt Veranstaltern ein kostenloses Muster-Paket für Fotos und Videos auf Veranstaltungen bereit: Aushang für den Eingang, Textbausteine für Einladung und Ticketshop, Datenschutzhinweis und Einwilligung, als Word und PDF, Stand Oktober 2026. Eine Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung.
Projekt anfragenIhr Ansprechpartner: Jens Bergander
So bekommen Sie das Paket für Ihre Veranstaltung.
Tragen Sie Ihre Daten ein, Sie bekommen dann eine Mail mit einem Bestätigungslink. Ein Klick darauf öffnet direkt den Download, als Word-Datei zum Anpassen und als PDF zum Ausdrucken. Der Link gilt 30 Tage. Haben Sie schon eine unserer Vorlagen bestätigt, kommt der Link sofort.
Warum ein Satz im Ticket keine Einwilligung ist.
Naheliegend wäre: „Mit dem Kauf des Tickets stimmen Sie zu, dass Sie fotografiert werden und wir die Bilder verwenden dürfen.“ Das trägt aber nicht. Eine Einwilligung nach der DSGVO muss freiwillig sein, und wenn der Zutritt davon abhängt, ist sie das in der Regel nicht (Kopplungsverbot, Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Dazu kommt: Jede Person könnte sie jederzeit widerrufen, und die Aufnahmen müssten dann für sie aus allem verschwinden.
Für Fotos auf Veranstaltungen nach DSGVO ist meist das berechtigte Interesse des Veranstalters die bessere Grundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es setzt voraus, dass die Gäste rechtzeitig informiert werden und widersprechen können. Auf dieses Widerspruchsrecht muss ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hingewiesen werden (Art. 21 Abs. 4 DSGVO).
Im Ticketshop, in der Einladung und in den Teilnahmebedingungen steht deshalb ein Hinweis, keine Zustimmung. Am Eingang hängt der Aushang, die vollständige Information gibt es per Link und am Empfang. Diese gestufte Information hält die Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg für zulässig.
Was das Paket für Veranstalter enthält.
Sechs Seiten: eine Anleitung mit Rechtsstand und Quellen, dann vier Teile, die Sie einzeln nutzen. Alle Platzhalter stehen in eckigen Klammern und sind im PDF gelb markiert, damit beim Anpassen nichts stehen bleibt.
Aushang für den Eingang
„Hier wird fotografiert und gefilmt“ mit Verantwortlichem, Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Feld für den QR-Code und dem Hinweis, wie man nicht aufs Bild kommt.
Fünf Textbausteine
Für Einladung, Anmeldeformular oder Ticketshop, Teilnahmebedingungen, Anmeldebestätigung und die Ansage der Moderation.
Freiwilliges Häkchen
Eine Einwilligung zur Veröffentlichung bei der Anmeldung, nicht vorausgewählt und keine Bedingung für die Teilnahme.
Datenschutzhinweis
Die Angaben nach Art. 13 und 14 DSGVO zum Verlinken und Auslegen, mit dem Widerspruchsrecht als eigenem, hervorgehobenem Absatz.
Einwilligung für Einzelne
Für Rednerinnen und Redner, Interviews, Einzelporträts und Werbung, mit Ankreuzfeldern für Kanäle und Namensnennung.
Minderjährige
Unterschriftsfeld für die Erziehungsberechtigten. Die Anleitung erklärt, wann zusätzlich das Kind selbst zustimmen sollte.
Wann Sie trotzdem eine Einwilligung brauchen.
Das berechtigte Interesse deckt nicht alles. Die Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg unterscheidet nach dem, womit Gäste vernünftigerweise rechnen. Bei einer Veranstaltung auf Einladung, etwa einer Firmenfeier oder einem Kundenabend, erwarten Gäste Fotos und eine interne Verwendung, aber keine Veröffentlichung und schon gar keine Werbung. Bei öffentlich beworbenen Veranstaltungen wie Messen oder Kongressen kann das anders aussehen: Bilder vom Geschehen und Bilder, auf denen Personen nur Beiwerk sind, sind dort regelmäßig ohne ausdrückliche Zustimmung zulässig.
Eine Einwilligung brauchen Sie, wenn einzelne Personen besonders herausgestellt werden (Porträt, Interview, Rede), wenn Aufnahmen in Werbung landen und wenn Kinder oder Jugendliche nicht nur Beiwerk sind. Bei Minderjährigen unterschreiben die Erziehungsberechtigten, und sobald das Kind die Tragweite versteht, zusätzlich das Kind selbst.
Eigene Mitarbeitende auf der Firmenfeier sind ein Sonderfall, weil das Beschäftigungsverhältnis dazukommt. Dafür gibt es unsere Vorlage zur Einwilligung für Mitarbeiterfotos.
Eine Hilfe, keine Rechtsberatung.
Wir fotografieren und filmen auf Firmenfeiern, Tagungen und Messen, und vor jeder Veranstaltung stellt sich die Frage, wie die Gäste informiert werden. Das Paket fasst zusammen, was nach unserer Recherche üblich und von der Aufsicht empfohlen ist. Hauptquelle ist die Orientierungshilfe „Fotografieren und Datenschutz“ der Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg, Stand September 2019.
Die Vorlage ist eine unverbindliche Orientierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. SCREEN-BOX ist Foto- und Videoproduktion, keine Kanzlei. Lassen Sie das Muster vor dem Einsatz von Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Eine Gewähr für Vollständigkeit und Rechtssicherheit im Einzelfall übernehmen wir nicht.
Das passt thematisch dazu.
Wenn Aushang und Hinweise stehen, kann die Veranstaltung kommen. Diese Leistungen bauen direkt darauf auf, und das Briefing zu Bändchen und fotofreien Zonen gehört bei uns dazu.
Häufige Fragen zu Fotos auf Veranstaltungen.
Die Fragen, die Veranstalter uns vor Firmenfeiern, Tagungen und Messen am häufigsten stellen: Ticket, Schild, LinkedIn und was tun, wenn jemand nicht aufs Bild möchte.
Davon raten wir ab. Eine Einwilligung muss freiwillig sein, und das ist sie in der Regel nicht, wenn der Zutritt davon abhängt (Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Außerdem könnte jede Person sie jederzeit widerrufen. Tragfähiger ist das berechtigte Interesse des Veranstalters (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) mit klarer Information vorab und vor Ort und einem Widerspruchsrecht. Im Ticketshop steht dann ein Hinweis, keine Einwilligung.
Ein Schild allein mit diesem Satz reicht nicht. Der Aushang muss die wesentlichen Angaben enthalten: wer verantwortlich ist, wofür die Aufnahmen genutzt werden, auf welcher Rechtsgrundlage, und an wen man sich wenden kann, wenn man nicht aufgenommen werden möchte. Die vollständigen Informationen dürfen gestuft folgen, etwa per Link, QR-Code oder ausgedruckt am Empfang. So beschreibt es die Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg.
Bei einer Veranstaltung auf Einladung rechnen Gäste nach Einschätzung der Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg zwar mit Fotos und einer internen Verwendung, aber nicht mit einer Veröffentlichung. Für LinkedIn und die Website holen Sie deshalb besser eine Einwilligung ein, am einfachsten mit dem freiwilligen Häkchen bei der Anmeldung, oder Sie zeigen nur Bilder, auf denen Gäste lediglich Beiwerk sind. Für eigene Mitarbeitende gilt zusätzlich das Beschäftigungsverhältnis.
Respektieren, ohne nach Gründen zu fragen. Praktisch bewährt sind farbige Bändchen oder Aufkleber auf dem Namensschild, eine fotofreie Zone und ein kurzes Briefing für das Foto- und Filmteam. Wenn wir als Eventfotograf im Einsatz sind, klären wir das Zeichen vorher mit Ihnen ab und sortieren Aufnahmen mit markierten Personen aus.
Die Vorlage ist kostenlos. Wir schicken Ihnen den Download-Link per E-Mail und fragen einige Tage später einmal nach, ob sie geholfen hat. Weitere Mails oder Anrufe nur, wenn Sie das freiwillige zweite Häkchen setzen. Der Link gilt 30 Tage, Ihre Daten werden ohne weitere Einwilligung nach 6 Monaten gelöscht.
Das könnte Ihnen auch helfen.
Rund um Foto und Video im Unternehmen stellen wir weitere kostenlose Vorlagen bereit, jeweils als Word und PDF. Haben Sie eine davon schon bestätigt, kommt der Link für die nächste sofort. Alle Vorlagen im Überblick.
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