Einwilligung Mitarbeiterfotos: Vorlage für Foto und Video.
SCREEN-BOX aus Aschaffenburg stellt Unternehmen eine kostenlose Muster-Einwilligung für Foto- und Videoaufnahmen von Beschäftigten bereit, als Word-Datei mit Platz für Ihr Logo und als PDF. Sie regelt Kanäle, Namensnennung, Widerruf und das Ausscheiden, Stand Oktober 2026. Eine Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung.
Projekt anfragenIhr Ansprechpartner: Jens Bergander
So bekommen Sie die Muster-Einwilligung.
Tragen Sie Ihre Daten ein, Sie bekommen dann eine Mail mit einem Bestätigungslink. Ein Klick darauf öffnet direkt den Download, als Word-Datei zum Anpassen und als PDF zum Ausdrucken. Der Link gilt 30 Tage und lässt sich beliebig oft nutzen.
Wann Mitarbeiterfotos eine Einwilligung brauchen.
Fotos und Videos, auf denen Mitarbeitende erkennbar sind, sind personenbezogene Daten. Sobald ein Unternehmen sie veröffentlicht, auf der Website, in sozialen Netzwerken, in der Karriereseite oder in Broschüren, braucht es in aller Regel eine Einwilligung der abgebildeten Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.
Im Arbeitsverhältnis gelten dafür strengere Maßstäbe: Die Einwilligung muss schriftlich oder elektronisch erteilt werden, und die Mitarbeitenden sind über den Zweck und ihr Widerrufsrecht zu informieren (§ 26 Abs. 2 BDSG). Weil zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten ein Abhängigkeitsverhältnis besteht, kommt es besonders auf Freiwilligkeit an. Wer nicht ins Bild möchte, darf keine Nachteile haben.
Praktisch heißt das: Kanäle konkret benennen statt pauschal „Unternehmenskommunikation“, die Erklärung vor dem Fototermin verteilen, nicht erst vor der Kamera, und die unterschriebenen Exemplare aufbewahren, solange die Aufnahmen im Einsatz sind. Genau dafür ist die Einwilligung für Mitarbeiterfotos in unserer Vorlage aufgebaut.
Was die Vorlage abdeckt.
Drei Seiten: eine Anleitung mit dem Rechtsstand, dann das Formular zum Unterschreiben. Jeder Punkt lässt sich ankreuzen oder streichen, damit die Einwilligung zu Ihrem Unternehmen und Ihren Kanälen passt.
Foto und Video mit Ton
Getrennt ankreuzbar: Fotoaufnahmen sowie Videoaufnahmen einschließlich Stimme, Interview und Statement.
Kanäle einzeln
Intern, Website, soziale Netzwerke, Recruiting, Print, Presse, bezahlte Werbung, Messen. Die DSGVO verlangt konkrete Zwecke statt einer Pauschalfreigabe.
Namensnennung
Mit vollem Namen, nur Vorname, ohne Namen oder zusätzlich mit Funktion. Wichtig für Teamseiten und Stellenanzeigen.
Regel fürs Ausscheiden
Die Person legt selbst fest, ob Einzelaufnahmen nach ihrem Ausscheiden innerhalb von 4 Wochen entfernt werden. Gruppenbilder und Druckreste sind geregelt.
Widerruf und Rechte
Freiwilligkeit, Widerruf, Speicherdauer, Empfänger und Betroffenenrechte in klaren Sätzen, wie § 26 Abs. 2 BDSG es verlangt.
Anpassbar in Word
Platz für Ihr Logo, Felder für Firma und Widerrufskontakt. Das PDF eignet sich zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand.
Mitarbeiterfotos, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Die häufigste Streitfrage: Muss das Porträt von der Website, wenn eine Mitarbeiterin kündigt? Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass das Ende des Arbeitsverhältnisses die Einwilligung nicht automatisch beendet (Urteil vom 19.02.2015, 8 AZR 1011/13). Seit der DSGVO kann die Einwilligung aber jederzeit ohne Begründung widerrufen werden, und bei Einzelaufnahmen, die eine Person erkennbar herausstellen, kann auch ohne Widerruf eine Pflicht zur Entfernung bestehen.
Statt das im Streitfall zu klären, lässt unsere Vorlage die Person schon bei der Unterschrift wählen: Entweder die Aufnahmen dürfen weiter genutzt werden, oder Einzelaufnahmen werden innerhalb von 4 Wochen nach dem Ausscheiden entfernt. Gruppen- und Reportagebilder bleiben in beiden Fällen nutzbar, gedruckte Materialien dürfen aufgebraucht werden. Die Frist können Sie in der Word-Fassung anpassen.
Eine Hilfe, keine Rechtsberatung.
Wir fotografieren und filmen in Unternehmen, und bei jedem Mitarbeiter-Shooting stellt sich dieselbe Frage nach der Einwilligung. Deshalb stellen wir diese Vorlage bereit. Sie fasst zusammen, was nach unserer Recherche üblich und empfohlen ist, mit Quellen und Stand.
Die Vorlage ist eine unverbindliche Orientierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. SCREEN-BOX ist Foto- und Videoproduktion, keine Kanzlei. Lassen Sie das Muster vor dem Einsatz von Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Eine Gewähr für Vollständigkeit und Rechtssicherheit im Einzelfall übernehmen wir nicht.
Das passt thematisch dazu.
Wenn die Einwilligungen unterschrieben sind, kann das Shooting kommen. Diese Leistungen bauen direkt darauf auf.
Häufige Fragen zur Einwilligung für Mitarbeiterfotos.
Die Fragen, die uns bei Mitarbeiter-Shootings am häufigsten gestellt werden: Form, Widerruf, Ausscheiden und warum die Vorlage eine Registrierung braucht.
In aller Regel ja, sobald Mitarbeitende erkennbar abgebildet und die Aufnahmen veröffentlicht werden, etwa auf der Website, in sozialen Netzwerken oder in Stellenanzeigen. Ausnahmen gibt es eng begrenzt, zum Beispiel wenn eine Person nur als Beiwerk am Rand erscheint. Im Arbeitsverhältnis ist die schriftliche Einwilligung der sichere Weg, weil das Unternehmen die Freiwilligkeit nachweisen muss.
Nein. Im Beschäftigungsverhältnis muss die Einwilligung schriftlich oder elektronisch erteilt werden, und die Mitarbeitenden sind über den Zweck und ihr Widerrufsrecht zu informieren (§ 26 Abs. 2 BDSG). Bewahren Sie die unterschriebene Erklärung auf, solange Sie die Aufnahmen nutzen.
Der Widerruf ist jederzeit und ohne Begründung möglich und wirkt für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Aufnahmen dürfen dann nicht mehr neu veröffentlicht werden und sind, soweit das Unternehmen Einfluss hat, von Website und Profilen zu entfernen. Was bis zum Widerruf veröffentlicht wurde, war rechtmäßig.
Nicht automatisch: Das Ende des Arbeitsverhältnisses beendet die Einwilligung nicht von selbst (BAG, Urteil vom 19.02.2015, 8 AZR 1011/13). Bei Einzelaufnahmen, die eine Person erkennbar herausstellen, kann aber eine Pflicht zur Entfernung bestehen, und ein Widerruf ist jederzeit möglich. Unsere Vorlage lässt die Person deshalb vorab wählen, was beim Ausscheiden gilt. Mehr zu Mitarbeiterfotos auf der Seite Businessportraits.
Die Vorlage ist kostenlos. Wir schicken Ihnen den Download-Link per E-Mail und fragen einige Tage später einmal nach, ob sie geholfen hat. Weitere Mails oder Anrufe nur, wenn Sie das freiwillige zweite Häkchen setzen. Der Link gilt 30 Tage, Ihre Daten werden ohne weitere Einwilligung nach 6 Monaten gelöscht.
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